Leren en verantwoording afleggen

Geen controle achteraf
In de eerste jaren van haar bestaan besteedde Mama Cash alleen eigen geld, afkomstig van het vruchtgebruik van de lening die oprichter Marjan Sax in 1983 voor tien jaar had gegeven. Over de bestedingen hoefde aan niemand verantwoording te worden afgelegd. In het jaarverslag 1987 – 1990 staat te lezen: ‘Wanneer het geld eenmaal is toegekend, is het werk van Mama Cash gedaan. Controle achteraf vindt niet plaats. Dit is een principieel punt. De functie van politieagent, informeren “of het geld besteed is waar het voor bedoeld was”, is een rol die Mama Cash niet op zich wil nemen.’ De enige manier van rapportage bestond in de vorm van verhalen van groepen, via brieven, telefonisch contact of via ontmoetingen op congressen. Soms werden boeken, films of tijdschriften toegestuurd die waren gemaakt met subsidie van Mama Cash.

Begin volgsysteem
Toen Mama Cash begin jaren 90 geld van particuliere donateurs begon te ontvangen en in de tweede helft van de jaren 90 ook subsidies van grote particuliere fondsen en overheden, zag ze zich genoodzaakt haar principes op dit gebied te herzien en moest elke gulden worden verantwoord. In 1994 werden de boeken voor het eerst gecontroleerd door een accountant. Ook werd in die tijd een begin gemaakt met het opzetten van een eenvoudig volgsysteem in de database. Daarin werden gegevens over wat de gesteunde groepen met het geld hadden gedaan, vastgelegd.

Formulieren

Lin Chew beoordeelt aanvragen voor het Red Umbrella Fund

Deze eerste pogingen om de groepen te vragen hoe ze de subsidies hadden besteed, werden niet altijd even goed ontvangen. Lin Chew, in die tijd bestuurslid van het Zuidenfonds: ‘Groepen werden overvraagd met talloze formulieren waarmee ze hun uitgaven moesten verantwoorden. Je kunt je, als je zelf in een Amsterdams kantoor zit met medewerkers om je heen, nauwelijks voorstellen dat het er elders minder geavanceerd aan toe gaat. Hoge eisen stellen aan plannen kon ik verdedigen, maar van organisaties die over anderhalve betaalde kracht beschikten, kon je niet verwachten dat ze aan alle eisen van monitoring voldeden.’

Sympathiek
Monitoren en evalueren waren dan ook lange tijd niet het sterkste punt van de organisatie. Oud-directeur Lilianne Ploumen: ‘We hadden er geen geld, geen tijd en geen mensen voor. Het gebrekkige monitoren kwam ook doordat we deel waren van de vrouwenbeweging. We beoordeelden de aanvragen heel nauwkeurig en gaven vrouwenorganisaties daarna het vertrouwen. We hadden de diepe overtuiging dat het goed was wat ze deden.’ Gelukkig knepen de donoren in de jaren 90 wat betreft evaluaties vaak een oogje dicht. Ze werkten graag met het sympathieke en taboedoorbrekende Mama Cash.

Maatschappelijke verandering zichtbaar maken
In de eerste jaren van het nieuwe millennium begon de schoen echter te wringen. Het rapporteren door middel van verhalen vertellen had zijn beste tijd gehad. Oud-directeur Ellen Sprenger: ‘De financiers werden kritischer, ze wilden tastbare resultaten zien. Maar hoe leg je maatschappelijke verandering vast? En voor wie, de ondersteunde groepen, de donoren of voor Mama Cash zelf?’ Niet alleen Mama Cash worstelde met het evaluatievraagstuk. Ook andere vrouwenfondsen moesten hun resultaten zichtbaar maken om voor financiering van institutionele donoren in aanmerking te blijven komen. Het Women’s Funding Network in de Verenigde Staten ontwikkelde daarop een evaluatie instrument: Making the Case .

Eerste moedige poging
Mama Cash testte Making the Case en gebruikte het van 2005 tot 2008 om de door haar gesteunde groepen te evalueren. Maar al spoedig bleek het in de praktijk niet te voldoen. Annie Hillar, manager Programma’s van 2008 tot 2012: ‘Veel groepen voelden zich aan het eind van de subsidieperiode overvallen met vragen waar ze niet mee uit de voeten konden. Het zeventien pagina’s tellende Engelstalige document was tamelijk academisch van opzet. Veel activisten waren de Engelse taal niet of onvoldoende machtig en begrepen de vragen niet.’ Ook trok het een wissel op de vertrouwensrelatie tussen activisten in het veld en Mama Cash: Wat gebeurde er met de gegevens en wie anders dan Mama Cash kreeg de gegevens onder ogen? Voor Mama Cash zelf was het een ondoenlijke klus de verscheidenheid aan informatie van de meer dan tweehonderd groepen die ze in die tijd ondersteunde, in haar database te verwerken. Hillar: ‘Making the Case was een moedige eerste poging maatschappelijke

veranderingen in een feministisch kader zichtbaar te maken. Maar het was duidelijk dat we op zoek moesten naar een andere vorm van evalueren, waar alle partijen iets aan hadden, de activisten, de donoren en Mama Cash.’

Evaluatie onderdeel van het subsidieproces

Annie Hillar en Alejandra Sarda

Met het nieuwe strategisch plan 2009 -2013 ‘On the move for Women’s Rights’ werd besloten minder groepen met meer geld te ondersteunen. Evaluatie werd onderdeel van het proces van het aanvragen en toekennen van subsidies. Hillar: ‘Groepen vragen nu in eerste instantie subsidie aan met een korte zogenaamde Letter of Intent. Als Mama Cash geïnteresseerd is in de groep, dan wordt er samen een werkplan opgesteld. Onderdeel van het werkplan is het proces dat de groep het komende jaar wil doormaken, zowel wat betreft de resultaten die ze wil bereiken als de organisatie zelf. Als het tot een samenwerking komt, dan vormen het werkplan, het budget en de op hún proces toegesneden punten van evaluatie onderdeel van het contract.’

Learning for change
Zowel in de loop van het jaar als aan het eind van de subsidieperiode wordt er vanuit Mama Cash op afgesproken tijden feedback gegeven en evalueert de groep zichzelf aan de hand van de reeds bekende vragen. Hillar: ‘Met dit evaluatieproces, dat we Learning for Change  noemen, overvragen we de groepen niet. Integendeel. De groepen leggen verantwoording af over hun activiteiten, terwijl ze tegelijkertijd leren. Het geeft ze juist informatie over de ontwikkelingen die ze doormaken.’ Learning for Change is niet alleen van belang voor de groepen. Ook Mama Cash committeert zichzelf aan dit evaluatieproces, zodat ze zelf ook voortdurend leert over haar interactie met de door haar gesteunde groepen.